Cómo elegir el lugar de una celebración en España

El lugar de una celebración se suele elegir por las fotos y por la sensación, y las condiciones técnicas se descubren después de firmar el contrato. De ahí salen las historias de automáticos que saltan, de programas cortados a las 23:00 y de bandas que no llegaron a montar. Esta lista de preguntas lleva cinco minutos de conversación y ahorra cientos de euros.

Preguntas sobre la electricidad

• Cuánta potencia libre hay disponible para el evento, en kilovatios y no un «hay enchufes»;
• Dónde está el cuadro eléctrico y a qué distancia queda de la zona de la fiesta;
• Si hay una línea independiente para el equipo técnico;
• Si se permite conectar un generador cuando falta potencia, y dónde se puede colocar.

Es el bloque más importante. Una finca o una villa antiguas muchas veces no aguantan un equipo completo de sonido e iluminación, y enterarse el día del montaje significa tocar a medias o buscar a toda prisa un generador al doble de precio.

Preguntas sobre horarios y acceso

• Desde qué hora se puede entrar a montar: un equipo completo se monta en varias horas, y con escenario aún más;
• Hasta qué hora se puede tocar y si consta en el contrato;
• Si existe un tope de volumen, fijado en el contrato o impuesto por un limitador;
• A qué hora hay que dejar libre el lugar, porque el desmontaje también lleva tiempo.

La respuesta más cara es «el salón se libera una hora antes que los invitados». Significa que allí no cabe una parte técnica en condiciones, y mejor saberlo antes de pagar la señal.

Preguntas sobre la logística

• Por dónde llega el vehículo con el material y dónde descarga;
• Cuántos metros hay desde la descarga hasta la zona de la fiesta, y si por el camino hay escaleras;
• Si hay montacargas cuando el evento no es en la planta baja;
• Dónde aparca el equipo mientras dura el evento.

Preguntas que se olvidan

• Si el contrato te obliga a usar el sistema de sonido de la casa; hay recintos que lo exigen o que cobran un suplemento por equipo de fuera;
• Qué hay previsto si llueve: toldo, carpa o un salón de reserva;
• Si hay una sala para los músicos donde cambiarse y dejar los estuches;
• Si en la sala de al lado se celebra otro evento, porque los sonidos pueden mezclarse;
• Si hay alumbrado en el recinto y si basta al caer la noche.

Tres tipos de lugar y qué implican técnicamente

• Salón de hotel o restaurante: la logística más simple y la iluminación ya puesta, pero casi siempre con límites de volumen y de horario. Es lo típico en Benidorm;
• Finca o masía fuera de la ciudad: espacio y libertad de volumen, pero la iluminación se pone desde cero y a menudo falta electricidad. Es lo típico en Elche, Murcia y Valencia;
• Villa privada o terraza: ninguna restricción contractual, pero todas las cuestiones técnicas son tuyas: electricidad, acceso y vecinos. Es lo típico en Jávea, Calpe y Marbella. Hay más sobre ello en fiesta en villa privada.

El orden que funciona

Elige dos o tres lugares, consigue respuesta a las preguntas anteriores y solo entonces paga la señal. Todavía mejor: mándanos antes los nombres de los sitios, porque a menudo ya conocemos sus particularidades y, si no, lo averiguamos con una llamada.

Esta comprobación no cuesta nada y no te obliga a contratarnos. Pero te salva de descubrir que tu lugar favorito no es compatible con la fiesta que habías planeado. Si ya tienes la fecha, también te interesa saber qué es un rider técnico.

¿El lugar queda lejos de Alicante? Estas son nuestras zonas

Al elegir lugar, mira también la distancia, porque de ella depende cómo planificamos la salida desde Alicante. Un recinto en Elche (25 km) o en Torrevieja (50 km) cae en la zona cercana, y allí el camino apenas influye en el precio.

Una distancia media supone un desplazamiento de trabajo normal, como el de ir a Murcia, a 80 km, o a Valencia, a 180. Para un lugar en Madrid, a 420 km, o más lejos todavía, reservamos tiempo de preparación y una noche de hotel para el equipo.

Hay más sobre cada ciudad en la página de ciudades. Si hace falta, el equipo viaja hasta unos 700 km de Alicante, una distancia que alcanza cualquier punto de la península y llega hasta el sur francés.

Cómo contratar la música cuando ya tienes lugar

Con el lugar elegido, toca ocuparse de la música y la técnica. Trabajamos así:

1. Cuéntanos qué lugar es, en qué ciudad, para qué fecha, con qué formato y para cuántos invitados, más o menos;
2. Miramos el calendario y te escribimos el mismo día, ya con cifras;
3. Estudiamos las posibilidades del lugar: dónde están los enchufes y qué potencia hay, si hay límites de sonido y a qué hora se puede montar, y cuando hace falta llamamos nosotros;
4. La fecha es tuya en cuanto pactamos las condiciones;
5. Unas semanas antes hablamos del guion, de la lista de canciones y de los horarios;
6. El día del evento llegamos con tiempo, montamos y dejamos el sonido afinado antes de que aparezca el primer invitado;
7. Después lo desmontamos todo y lo retiramos.

El local y la música se pueden comprobar a la vez: dinos la fecha y te respondemos si el equipo está libre.

Qué le aporta al lugar un equipo en vez de tres

Piensa también en cuántos proveedores van a entrar. Lo normal es contratar la banda en un sitio, el material en otro y el montaje en un tercero. Nosotros trabajamos de otra manera, y ahí está nuestra principal diferencia.

• Para el lugar, una sola entrada y un solo montaje, en lugar de tres equipos que llegan a horas distintas;
• Nadie se pasa la responsabilidad si el sonido falla;
• El material es conocido para los músicos, y el primer pase no se gasta en conocer una mesa ajena;
• El técnico conoce el programa y sabe dónde reforzar la voz y dónde quitarla;
• Hablas con una sola persona en lugar de tres.

La experiencia enseña que los problemas técnicos de una fiesta surgen sobre todo en la frontera entre proveedores distintos, no dentro del trabajo de cada uno.

Tú buscas el lugar, nosotros montamos la técnica

Cuando ya tienes lugar, conviene separar enseguida lo que asumimos nosotros y lo que sigue siendo tuyo.

Nuestra tarea: reunir una formación que encaje con este lugar y este formato, entender las condiciones técnicas, traer y montar todo el material y afinar el sonido antes de los invitados. Durante el evento hay un técnico en la mesa y vigilamos los horarios, y al final desmontamos. Si al lugar le sobra poco amperaje, llegamos con generador; si el acceso no admite un vehículo grande, hacemos varias idas y vueltas con uno menor.

Tu tarea: reservar el lugar y acordar con él nuestra llegada, elegir catering y menú, buscar fotógrafo, darnos la lista de temas imprescindibles y, si quieres proyectar algo, los vídeos. Con nuestros colaboradores podemos cerrar la decoración y la grabación de vídeo. Firmas tú con el lugar, y nosotros solo te decimos qué preguntar, de modo que no tengas que entender de sistemas de altavoces.

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